Upgrading Pengurus PPI Istanbul 2013

Gambar

Upgrading Pengurus PPI Istanbul merupakan salah satu program kerja DP PPI Istanbul 2013 dari departemen Pendidikan dan Sumber Daya Manusia (PSDM). Kegiatan ini diadakan di Kantor KJRI untuk Istanbul di Eyup, acara yang terlambat 1 jam dari jadwal yang direncanakan ini  dipanitiai oleh anggota dep.PSDM dan peserta adalah  seluruh pengurus DP PPI Istanbul 2013. Inti dari acara ini adalah diskusi panel yang tiap peserta di bagi kedalam 4 kelompok dengan variasi kasus dan dimentori oleh anggota MPA PPI Istanbul 2013.  Tiap-tiap kelempok diberikan waktu untuk membahas topic diskusi bersama mentornya yang kemudian hasil diskusi tersebut dipresentasikan di depan peserta yang lain.  Adapun ringkasan dari presentasi tiap kelompok tersebut ialah :

  1. 1.       Group I ( Proposal,Networking,Sponsorship)
  • Untuk proposal dalam rangka sponsorship perlu ditambahkan lembaran pengenalan mengenai PPI Istanbul dan draft perjanjian tertulis untuk sponsorship.
  • Tampilan proposal perlu diperhatikan, selain itu penyampaian kalimat proposal harus provokatif.
  • Keterangan mengenai aturan menjadi sponsor tertulis jelas dalam proposal.
  • Perlu dibentuk tim khusus yang bertugas menyebarkan sponsor. Tim ini memiliki kelebihan dalam hal lobbying dan public speaking.
  • Networking diperlukan agar target sponsor maupun target terkait acara dapat tercapai.

Pertanyaan-pertanyaan:

  1. Bagaimanak prosedur pengajuan proposal yang baik dan benar?? (muhammad nur salim)

“ membentuk tim khusus yang concern pada pengajuan proposal yang dimulai dengan mengembangkan dan menindaklanjuti link-link yang sudah ada. Mengedepankan pendalaman teknik pebuatan dan pengajuan proposalyang baik. ”

Tambahan-tambahan :

  1. Proposal tidak hanya dilihat dari kemasannya. Tetapi juga dari ruang bicara yang ada. Misalnya bisa disiasati melalui media peyampaian lain, misal DVD (arya sandiyudha)
  1. 2.       Group 2 ( Management konflik)
  • Content yang menjadi pembahasan utama adalah mengeni “ media sosial” seperti twitter, facebook. Dalam hal media social internet pemfiltern member  facebook  perlu dilakukan agar tetap menjaga kerahasiaan informasi dari grup internal PPI Istanbul.
  • Pembutan akun youtube PPI Istanbul sebagai salah satu sarana penyampaian informasi.
  • Media relasi à Kerjasama dengan media untuk menerbitkn berita seputar kegitan PPI Istanbul
  • Networking à Tim, tokoh (dalam intelektual, dalam sosial dan akhlak yang baik), institusi (perusahaan) dan media (internet)
  • Manajemen konflik à konflik yang  saat ini berkembang di lingkungan PPI Istanbul lebih kepada konflik personal dari beberapa oknum.

Pertanyaan :

  1. Mengkondisikan grup FB dari postingan yang tidak baik dengan postingan kegiatan-kegiatan,namun sebenarnya itu malah menimbun masalah. bagaimana mengatasi masalah itu ? (Ridho A)
  2. Bagaimana kalau kita membuan fan page FB? Saya kurang setuju dengan postingan kegiatan yang tidak terkait kegiatan PPI Istanbul (Ahmad Nursalim)
  3. Manajemen internal diri itu penting karena mempengaruhi masa depan,bagaimana ppi istanbul dapat mengurangi masalah tersebut? (Azhari k)

Jawaban :

1         Penghapusan postingan tidak memecahkan masalah. Penglihan dengan postingan kegiatan karena dirasakan konflik dari postingan tidak menimbulkan masalah pada PPI Istanbul

2         Pembuatan fanpage solutif untuk merangkul orang-orng yang ingin mengetahuin informasi PPI Istanbul

3         Mengatasinya dengan mengatur waktu kegiatan dngan waktu belajar.

Tambahan

  1. Solusi di bagian media informasi telah dilakukan di tahun sebelumnya melalui wordpress namun orang orang lebih menyukai FB akhirnya diskusi di wordpress tidak berjalan
  2. Pembuatan open letter di blog. Jika postingan yang tidak baik itu dilakukan berulang kali, maka dapat memberikan teguran langsung pada orang yang melakukannya.
  3. Pembuatan blog dan diskusi di blog dikhawatirkan dapat terekspos keluar. Namun open letter dapat juga digunakan jika postingan terlalu panjang. Kewenangan menjadi polisi patut dihindari oleh DP PPI Istanbul. Orang-orang yang memancing konflik akan terkucilkan dengan sendirinya.
  4. MPA memililik program jaring asmara untuk menyerap dan menampung aspirasi. Jadi DP dapat fokus pada program-programnya

3.Grup 3 (Manajemen Acara)

  • Dalam organisasi itu ada anggota dengan tipe loser, thinker atau worker
  • Adanya masalah dari DP dengan non-DP, dominasi DP dari sebuah acara sangat terlihat maka dari itu DP harus lebih mempercayakan acara kepada orang non-DP.
  • Sebelum kegiatan à Penentuan konsep dan gagasan yang unik dalam merancang sebuah acara, pembentukan SC dan OC kemudian OC yang membuat perencanaan dan eksekusi dari kegiatan
  • Saat kegiatan à diperlukan orang yang dapat memandu acara dan perlunya  breefing sebelum acara
  • Setelah acara à Evaluasi kegiatan yang kemudian dilanjutkan dengan pembentukan LPJ sebagai bukti laporan tertulis.

Pertanyaan :

  1. Orang-orang yang menjadi panitia biasanya adalah orang-orang yang sama, solusi untuk kepanitiaan agar tidak yang itu-itu saja? (Richard)
  2. Bagaimana perlakuan untuk event dalam skala kecil, sedang maupun besar? (Arif Darmawan)

Jawaban :

  1. Saat kegiatan Ust.Felix, panitia diilih dari luar non DP. DP dan panitia harus memiliki batasan batasan krja.
  2. Yang harus dihindari adalah kerja dalam waktu sebentar sebelum acara.

Saran

  1. Untuk manajemen acara waktu persiapan sangat diperlukan.  Untuk acara fetival budaya indonesia dapat diikutsertakan pada acara-acara kebudayaan di universitas, dll
  2. STP itu penting dalam setia acara
  3. Pelatihan E.O perlu digelar.
  4. Kualitas dari setiap kegiatan lebih diunggulkan daripada kuantitasnya.
  5. Pembuatan timeline

4.Grup 4 (Pemberdayaan Anggota)

  • Permasalahan anggota PPI istanbul yaitu krisis (krisis percaya diri, krisis kepada organisasi,dll)
  • Permasalah masalah àpotensi internal à analisis objek dan masalah  à komunikasi efektif à evaluasi masalah à kesimpulan

Pertanyaan

  1. Masalah ketepatan waktu di DP pun masih terjadi, bagaimana solusinya?
  2. Seperti apakan pendekatan personal itu?

Jawaban :

  1. Membuat kebijakan internal yang disepakati anggotanya.
  2. Pendekatan secara individual

Saran

  1. Pembuaan forum diskusi antar lembaga
  2. Pendekatan secara individu kurang efektif

Pembahasan Program Kerja

  1. Penentun gradasi dari kegiatan yang menjadi prioritas sampai kegiatan rutin.
  2. Untuk konferansi dunia, konseridasi waktu sangat diperlukan. Jika saat summer dikhawatirkan pelajar berlibur ke luar negeri atau malah pelajar luar negeri berlibur ke Indonesia (Arya)
  3. Untuk Indonesia culture day (April/Mei) karena banyak orang membutuhkan tontonan, maka Indonesian culture day diikutseratakan ke dalam acara  di universitas (mar,april,mei)
  4. Konferensi PPI Dunia  pada oktober awal

Aspirasi dari MPA

  1. Asistensi mahasiswa baru.  DP PPI Istanbul membantu mahasiswa baru Indonesia yang baru dating ke Istanbul baik dari segi informasi maupun bantuan lainnya.
  2. Sidang umum tahunan PPI Istanbul seharusnya masuk dalam proker (harus di bahas)
  3. MUSTA PPI Turki yang diadakan di PPI Istanbul (harus di bahas)

Selain diskusi dan pembahasan program kerja, di acara inipun diadakan games. Dari games yang telah dilaksanakan, peserta berhak memilih kado yang sebelumnya telah di bawa oleh masing-masing peserta. Acara berakhir sekitar pukul 21.00 malam waktu Istanbul, melalui acara ini diharapkan peserta acara dapat menambah ilmu baru dan lebih siap melaksanakan program kerja yang telah disusun. Ketua MPA PPI Istanbul, Arya Sandhiyudha berkata “Tahun ini MPA dan DP PPI Istanbul harus duet maut” . Beliau berharap melalui duet MPA dan DP PPI Istanbul di tahun ini, akan tercipta kesan “Sebaik-baik pimpinan MPA maupun DP adalah sebaik-baik pengurusnya”.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s